Điều kiện ánh sáng yếu của ánh trăng vào thời điểm gần cuối tháng sẽ giúp tạo màn che chắn cho các máy bay và trực thăng làm nhiệm vụ và giúp các lính biệt kích Mỹ tập kích Sơn Tây giải cứu tù binh Mỹ được dễ dàng hơn
Thời gian được chọn là ngày 21-25 tháng 10 hoặc 21-25 tháng 11 và tướng Manor đã chọn thời điểm là ngày 21 tháng 10. Chuyên gia Blackburn đã sắp xếp cho tướng Manor gặp mặt với Bộ Tổng Tham Mưu để thông báo kế hoạch lần cuối vào ngày 16 tháng 9 và đã được chấp thuận.
Ngày 24 tháng 9, tướng Manor có cuộc gặp mặt với Bộ Trưởng Quốc Phòng Melvin Laird và đến ngày 8 tháng 10, tiếp tục có cuộc thuyết trình với Lầu Năm Góc với sự tham gia của Cố Vấn An Ninh Quốc Gia là tiến sĩ Henry Kissinger và Chuẩn tướng Alexander Haig. Tướng Manor thông báo cần có sự chấp thuận cuối cùng của tổng thống Richard Nixon để tiến hành chiến dịch tập kích Sơn Tây vào ngày 21 tháng 10. Henry Kissinger thông báo tổng thống Nixon hiện vắng mặt và đề nghị dời ngày chiến dịch đến 21 tháng 11. Điều này khiến tướng Manor thất vọng và lo lắng vì dời ngày tập kích Sơn Tây là phải tiến hành thu thập lại thông tin tình báo, chuẩn bị lại phương tiện, … Lợi dụng thời gian này, tướng Manor đã ra lệnh trang bị thêm thiết bị hồng ngoại FLIR (Forward Looking Infra Red) cho các máy bay MC-130 để có thể quan sát và điều khiển vũ khí tấn công vào ban đêm. Tiến sĩ Cataldo cũng bổ sung thêm kế hoạch chăm sóc các tù binh ngay khi được giải cứu vì chắc chắn các tù binh sẽ đang trong tình trạng suy kiệt
Ngày 1 tháng 11, tướng Manor bay đến Sài Gòn và gặp tổng chỉ huy quân đội Mỹ ở Việt Nam là tướng Creighton Abrams và Phó Tổng Chỉ Huy Không Lực Mỹ ở Việt Nam là tướng Lucius Clay Jr Cả hai đều hứa sẽ hết sức hỗ trợ cho chiến dịch
Tướng Manor và Simons cũng gặp mặt đô đốc Fred Bardshar trên Soái hạm là tàu Oriskany đang là chỉ huy của lực lược Hải Quân Đặc Nhiệm số 77 – Task Force 77 đang hoạt động ở vịnh Bắc Bộ . Tướng Manor yêu cầu vào thời điểm nhóm biệt kích Mỹ tập kích Sơn Tây từ phía tây, lực lượng Task Force 77 sẽ cho các máy bay cất cánh từ các tàu sân bay tấn công miền Bắc từ phía Đông để đánh lạc hướng quân đội Bắc Việt nhằm tập trung chống lại các máy bay của đô đốc Fred Bardshar mà không để ý đến các máy bay của tướng Manor
Ngày 10 tháng 11, 2 máy bay MC-130 cùng đội bay C-141 chở theo các toán lính biệt kích, các vũ khí, phương tiện, .. dưới quyền chỉ huy của tướng Jack Catton cất cánh từ sân bay căn cứ Eglin và đích đến là căn cứ Takhli, Thailand. Đến ngày 11, việc triển khai đến Thái Lan hoàn tất, các chốt chặn chung quanh căn cứ dưới quyền của CIA được lập lên để bảo vệ sự bí mật
Lúc này căn cứ Takhli trở thành trung tâm mọi hoạt động của CIA, các trang thiết bị lẫn vũ khí đều được tiến hành kiểm tra nghiêm ngặt. Simons, Sydnor và Meadows tiến hành sàng lọc các binh sĩ thực hiện nhiệm vụ lần cuối cùng. Từ 100 người ban đầu, do nhiệm vụ đòi hỏi phải tính toán thật chính xác nên chỉ họ tuyển chọn ra 56 người xuấc sắc nhất mà không thể cho số lượng người nhiều hơn để tham gia
Vào những ngày cuối, thông điệp “Red Rocket” được gửi đến, điều này có nghĩa tổng thống Richard Nixon đã đồng ý cho chiến dịch được khởi động. Lúc này, các chuyên gia khí tượng Keith Grimes cho biết ngày 21 tháng 11 sẽ có một cơn bão từ Philippine hướng vào đất liền. Việc này đồng nghĩa thời tiết xấu sẽ cản trở các máy bay từ tàu sân bay cất cánh oanh kích nhằm đánh lạc hướng quân phòng thủ Bắc Việt. Keith Grimes liên tục phân tích tình hình thời tiết và kết luận nếu tiến hành trong ngày 20, áp suất khí quyển cao ở khu vực miền Bắc sẽ giúp đè nén không khí và giữ cho có thời tiết tốt trong ngày trước khi bão đến. Tất cả các thành viên trong tổ cùng Bộ Quốc Phòng Mỹ đều thống nhất ý kiến này. Tướng Manor thông báo ngày tiến hành là ngày 20 đến đô đốc Moorer biết để sắp xếp các máy bay oanh kích hỗ trợ trong ngày 20
